GovFunds
Polityka prywatności
Data ostatniej aktualizacji: 31.05.2026r.
Nazwa serwisu: GovFunds
Adres strony:govfunds.pl
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe użytkowników korzystających z serwisu internetowego umożliwiającego wyszukiwanie informacji o naborach, programach i wnioskach unijnych oraz tworzenie lub przygotowywanie dokumentacji wnioskowej.
Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązkiem informacyjnym wynikającym z art. 13 i 14 RODO, które dotyczą informowania osób o zasadach przetwarzania danych osobowych. (UODO)
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Sentitrace
NIP: 6772352877
W sprawach związanych z ochroną danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem: rodo@sentitrace.com
2. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać następujące kategorie danych:
Dane użytkownika konta lub osoby kontaktowej:
imię i nazwisko,
adres e-mail,
numer telefonu,
stanowisko lub funkcja w organizacji,
dane logowania i identyfikatory konta,
historia aktywności w serwisie.
Dane firmy lub organizacji:
nazwa firmy,
NIP, REGON, KRS lub inne identyfikatory,
adres siedziby,
dane osób reprezentujących firmę,
dane kontaktowe pracowników lub współpracowników,
informacje o działalności, projektach, przychodach, zatrudnieniu, kosztach, budżecie i planowanych inwestycjach.
Dane zawarte we wnioskach i dokumentach:
treść przygotowywanych wniosków,
opisy projektów,
załączniki,
dane finansowe,
informacje dotyczące zespołu projektowego,
inne dane podane dobrowolnie przez użytkownika w formularzach, plikach lub polach tekstowych.
Dane techniczne i analityczne:
adres IP,
typ urządzenia,
typ przeglądarki,
system operacyjny,
identyfikatory cookies,
logi serwera,
informacje o sposobie korzystania z serwisu.
Nie wymagamy podawania szczególnych kategorii danych osobowych, takich jak dane o zdrowiu, poglądach politycznych, religii czy przynależności związkowej. Jeżeli użytkownik samodzielnie umieści takie dane w treści wniosku lub załącznika, będą one przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.
3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:
3.1. Świadczenie usługi
Przetwarzamy dane, aby umożliwić korzystanie z serwisu, wyszukiwanie informacji o programach i naborach unijnych, tworzenie konta, przygotowywanie wniosków, zapisywanie projektów oraz obsługę funkcji dostępnych w serwisie.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.
3.2. Obsługa zapytań i kontakt z użytkownikiem
Przetwarzamy dane podane w formularzu kontaktowym, wiadomości e-mail lub innym kanale komunikacji, aby odpowiedzieć na pytanie, przedstawić ofertę lub rozwiązać zgłoszony problem.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na komunikacji z użytkownikami i obsłudze zapytań.
3.3. Przygotowanie i zarządzanie wnioskami
Przetwarzamy dane wprowadzane przez użytkownika do formularzy, generatorów, dokumentów i załączników w celu umożliwienia przygotowania, edycji, analizy lub uporządkowania treści wniosku.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO — świadczenie usługi na rzecz użytkownika lub klienta.
Jeżeli dane dotyczą osób trzecich, np. członków zespołu projektowego, osób reprezentujących firmę lub pracowników klienta, użytkownik powinien upewnić się, że posiada podstawę do ich wprowadzenia do serwisu.
3.4. Rozwój, bezpieczeństwo i utrzymanie serwisu
Przetwarzamy dane techniczne i logi, aby zapewnić bezpieczeństwo, wykrywać błędy, zapobiegać nadużyciom, diagnozować awarie oraz rozwijać funkcjonalności serwisu.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu.
3.5. Rozliczenia i obowiązki prawne
Jeżeli korzystanie z serwisu jest odpłatne, przetwarzamy dane potrzebne do wystawienia faktury, obsługi płatności, prowadzenia księgowości i realizacji obowiązków podatkowych.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązek prawny ciążący na administratorze.
3.6. Dochodzenie i obrona roszczeń
Możemy przetwarzać dane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora.
3.7. Marketing własny
Jeżeli wyrazisz zgodę lub jeżeli wynika to z istniejącej relacji z nami, możemy przetwarzać dane w celu przesyłania informacji o naszych usługach, nowych funkcjach, ofertach lub materiałach edukacyjnych.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora, w zależności od kanału komunikacji i sytuacji.
4. Korzystanie z narzędzi automatyzacji i AI
Serwis może wykorzystywać narzędzia automatyzacji, wyszukiwania, analizy tekstu lub sztucznej inteligencji w celu wspierania użytkownika w wyszukiwaniu naborów, analizie kryteriów, porządkowaniu informacji lub tworzeniu treści wniosku.
Dane wprowadzone przez użytkownika mogą być przetwarzane automatycznie w ramach działania funkcji serwisu. Nie oznacza to jednak, że decyzje wywołujące wobec użytkownika skutki prawne są podejmowane wyłącznie w sposób zautomatyzowany.
Użytkownik powinien samodzielnie zweryfikować treści wygenerowane lub zaproponowane przez system przed ich wykorzystaniem, złożeniem lub przekazaniem do instytucji publicznej.
Jeżeli do działania serwisu wykorzystywani są zewnętrzni dostawcy modeli AI lub infrastruktury chmurowej, mogą oni działać jako podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora. Lista kategorii odbiorców znajduje się w dalszej części Polityki.
5. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
dostawcom hostingu i infrastruktury IT,
dostawcom usług chmurowych,
dostawcom narzędzi analitycznych,
dostawcom narzędzi AI, automatyzacji lub przetwarzania tekstu,
dostawcom poczty elektronicznej i komunikacji,
dostawcom systemów płatności, jeżeli płatności są dostępne,
biuru rachunkowemu lub doradcom podatkowym,
kancelariom prawnym lub doradcom,
podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie prawa.
Dane powierzamy wyłącznie podmiotom, które zapewniają odpowiednie środki ochrony danych osobowych i przetwarzają je na podstawie stosownych umów powierzenia, jeżeli jest to wymagane.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Dane osobowe mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jeżeli korzystamy z dostawców technologicznych mających siedzibę lub infrastrukturę poza EOG.
W takim przypadku stosujemy mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne lub inne zabezpieczenia przewidziane prawem.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.
W szczególności:
dane konta przechowujemy przez czas korzystania z konta, a po jego usunięciu przez okres niezbędny do rozliczeń, obsługi roszczeń lub wykonania obowiązków prawnych,
dane zawarte we wnioskach i dokumentach przechowujemy przez czas korzystania z usługi lub do momentu ich usunięcia przez użytkownika, chyba że dłuższe przechowywanie jest konieczne z przyczyn prawnych,
dane rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu jej wycofania,
logi techniczne przechowujemy przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki serwisu,
dokumenty raw ogłoszeń oraz kopie ogłoszeń w portalu przechowujemy maksymalnie przez 6 miesięcy, a po tym czasie w koncie użytkownika pozostawiamy wyłącznie link do źródłowego ogłoszenia, jeżeli był dostępny,
wnioski robocze przechowujemy przez 7 dni od ostatniego otwarcia, a jeżeli nie zostaną otwarte ponownie w tym czasie, są usuwane automatycznie,
dane potrzebne do dochodzenia lub obrony roszczeń przechowujemy do czasu przedawnienia tych roszczeń.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w tym:
prawo dostępu do danych,
prawo do sprostowania danych,
prawo do usunięcia danych,
prawo do ograniczenia przetwarzania,
prawo do przenoszenia danych,
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania,
prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
RODO przewiduje m.in. prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu i przenoszenia danych. (GDPR)
W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale może być konieczne do korzystania z określonych funkcji serwisu, takich jak utworzenie konta, przygotowanie wniosku, zapis projektu, kontakt z nami lub zawarcie umowy.
Brak podania niektórych danych może uniemożliwić korzystanie z części funkcji serwisu.
10. Dane osób trzecich wprowadzane przez użytkownika
Użytkownik może wprowadzać do serwisu dane dotyczące innych osób, np. członków zespołu projektowego, reprezentantów firmy, pracowników, współpracowników lub osób kontaktowych.
W takim przypadku użytkownik powinien zapewnić, że:
posiada odpowiednią podstawę do przetwarzania i przekazania tych danych,
dane są prawidłowe i adekwatne,
osoby, których dane dotyczą, zostały poinformowane o przetwarzaniu ich danych, jeżeli jest to wymagane przez przepisy.
11. Pliki cookies i podobne technologie
Serwis może wykorzystywać pliki cookies oraz podobne technologie w celu:
zapewnienia prawidłowego działania strony,
utrzymania sesji użytkownika,
zapamiętywania ustawień,
prowadzenia statystyk,
analizowania sposobu korzystania z serwisu,
poprawy jakości i bezpieczeństwa usług,
prowadzenia działań marketingowych, jeżeli użytkownik wyrazi na to zgodę.
Stosujemy następujące kategorie cookies:
Cookies niezbędne — wymagane do prawidłowego działania serwisu.
Cookies analityczne — pomagają nam zrozumieć, jak użytkownicy korzystają z serwisu.
Cookies marketingowe — mogą być używane do personalizacji komunikacji lub kampanii reklamowych
Użytkownik może zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki lub za pomocą mechanizmu zgody dostępnego na stronie, jeżeli taki mechanizm został wdrożony.
11a. Reklamy i technologie marketingowe
Serwis może wyświetlać reklamy własne lub reklamy pochodzące od zewnętrznych partnerów reklamowych.
W celu wyświetlania reklam, mierzenia ich skuteczności, zapobiegania nadużyciom oraz — jeżeli użytkownik wyrazi na to zgodę — personalizowania treści reklamowych, możemy wykorzystywać pliki cookies, piksele, identyfikatory urządzeń oraz podobne technologie.
W związku z tym mogą być przetwarzane w szczególności następujące dane:
adres IP,
identyfikatory cookies lub identyfikatory reklamowe,
informacje o urządzeniu i przeglądarce,
przybliżona lokalizacja wynikająca z adresu IP,
informacje o odwiedzanych podstronach,
informacje o interakcjach z reklamami,
dane dotyczące zgód użytkownika.
Reklamy mogą być dostarczane przez zewnętrznych partnerów technologicznych, takich jak sieci reklamowe, dostawcy narzędzi analitycznych lub platformy marketingowe. Partnerzy ci mogą działać jako samodzielni administratorzy danych albo jako podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie, w zależności od charakteru danej usługi.
Jeżeli reklamy są personalizowane, odbywa się to wyłącznie na podstawie zgody użytkownika, udzielonej za pośrednictwem banera cookies lub innego mechanizmu zarządzania zgodami. Użytkownik może w każdej chwili zmienić lub wycofać zgodę w ustawieniach cookies dostępnych na stronie.
Brak zgody na cookies marketingowe nie uniemożliwia korzystania z serwisu, ale może spowodować, że wyświetlane reklamy będą mniej dopasowane do zainteresowań użytkownika.
12. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, zniszczeniem lub ujawnieniem.
W szczególności mogą to być:
szyfrowanie transmisji danych,
kontrola dostępu,
uwierzytelnianie użytkowników,
kopie zapasowe,
monitoring bezpieczeństwa,
ograniczenie dostępu do danych tylko do osób i podmiotów, które go potrzebują,
regularna aktualizacja systemów.
RODO wymaga, aby administrator stosował odpowiednie środki techniczne i organizacyjne uwzględniające m.in. ryzyko, charakter danych i cel przetwarzania. (EUR-Lex)
13. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane użytkowników mogą być analizowane automatycznie w celu poprawy działania serwisu, dopasowania wyników wyszukiwania, rekomendowania naborów lub wspierania przygotowania dokumentacji.
Nie podejmujemy jednak wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływały skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika, chyba że zostanie to wyraźnie wskazane w osobnej informacji.
14. Linki do stron zewnętrznych
Serwis może zawierać linki do stron zewnętrznych, w tym stron instytucji publicznych, operatorów programów, systemów składania wniosków lub innych źródeł informacji.
Nie odpowiadamy za zasady przetwarzania danych osobowych stosowane przez zewnętrzne serwisy. Przed skorzystaniem z nich warto zapoznać się z ich politykami prywatności.
15. Zmiany Polityki prywatności
Polityka prywatności może być okresowo aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian funkcji serwisu, dostawców technologicznych, przepisów prawa lub sposobu przetwarzania danych.